自動販売機や通信販売、コインパーキング、賃貸など、非対面で銀行振込や無人精算機で代金を受け取り「領収書が欲しい」と要望されるケースは意外と多くあります。今まではその都度紙に印刷して送付…というパターンが多かったと思いますが、2020年、コロナでのリモートワークを機にオンライン化を検討されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、非対面でお客様から領収書の依頼を受けたときに、領収書の送付に使用できそうなサービスについて調べてみました。
目次
サービス1：電子メールで送る
もっとも一般的な手法は、電子メールの添付ファイルとして領収書を送る方法でしょう。もっともシンプルなやり方であり、教育コストもそこまでかからないのが特徴です。
しかしながら、昨今の迷惑メールの多さからお客様が迷惑メールフィルタ設定を行なっている場合は、話が変わります。何度も送っているのに「届いていない」と言われ、最終的には郵送で送る、といったケースも後をたちません。
また、メールが開封されたかがわからず、こちらとしては不安を感じることもあるかと思います。
サービス2：オンラインストレージサービスにアップロードし、リンクをSMSで送る
電子メールを見ない/フィルタリングするかたが増えたことをうけ、最近ではSMSでの簡易的な案内送信を採用する企業が増えてきました。SMSは受信時に着信音がなるケースが多く、また送信コストの高さから迷惑メールが比較的少ないことから緊急度の高い（重要度の高い）メッセージのやりとり手段として広く選ばれるようになりました。
しかし、その弱点は文字数の短さと添付ファイルがつけられないことです。最長で70文字を超えると送信できないため、Gigafileなどのファイル共有サービスへアップロードしたURLを短縮し、SMS送信サービスに打ち変えて送信する…という手間をかけることになります。
これには手間がかかり、この手法では実際に作業する事務員などに作業が浸透せず、結局は今まで通り郵送での領収書発行を行なっていた…というケースはままあります。
サービス3：SMS送信もできる領収書送信サービスを用いる
そんな状況を踏まえ、領収書発送に特化したサービスも登場しています。例えばKvitanco invoiceという製品をKvitancoでは提供しておりますが、こちらの製品ではWEB上で領収書を生成し、そのURLを発光と同時にEmailまたはSMSにてお客様に通知することができます。
この仕組みにより、オペレーションのエラーをなくすことができます。また利用料は月額基本料＋SMS送信分であり、手軽に導入することが可能です。
また領収書の発行履歴はAPIでの取得も可能（逆に、APIでの発行も可能）ですので、業務効率化を図ることが可能です。
まとめ：DXはデジタル化から。
いかがでしたでしょうか。デジタル化したい！という内容は、得てしてシステム開発をするには重いし、かといってやらないといけない、というところで現場担当者としてはやりにくい課題であることもあるのではないでしょうか。ぜひ、低コストからはじめられる専門システムの活用も検討しつつ、御社に最適なデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか。
