創業してまもない頃はフリーメールでビジネスを運用することもありますが、ある程度大きくなったり、ブランディングが必要なケースとなると自分の店舗名・サービス名でのメールアドレス・ホームページを持ってビジネスを運用するケースが多いと思います。そこで問題になるのが「メールサーバーをどうするのか?」という問題。実はメールサーバーの選択にはトラップがいっぱい。将来的な働き方改革を考えるならGoogleかMicrosoftのメールサーバーがおすすめです。今回は「なぜ、Google/Microsoftなのか?」「それらのメールサーバへ移行した後、何を最初に設定するべきか?」について紹介します。

※なお、PCをヘビーに使用しない場合には、他のメールサーバーもおすすめできます。安価なメールサーバーの比較は以下の記事を参照してください。

メールが届かない?自分が「SPAM」扱いになる「共有メールサーバー」利用のリスクとは

メリット1 多くの会社が採用しているため、様々なアプリケーションの認証基盤として利用できる

最大のメリットは、やはりその利用企業の多さでしょう。これは導入している企業のみならず、利用している企業をターゲットにしたサービス(SaaS)も多いことを示しています。例えばプロジェクト管理ツールのAsanaやホームページ作成ツールのWix.comなどはGoogleアカウントでのサインアップができますし、RPA大手のUiPath社ではMicrosoftアカウントでのサインアップができます。
個人のGoogleアカウントやMicrosoftアカウントを使用しないことで、以下のようなメリットを享受することができます。

  • そのアプリに同じ組織の別の人を招待するのにかかる時間が軽減される
  • 社外への共有されるリスクを減らせる
  • 退社した人のアカウント情報を後から調べることができる(不正などの調査が行いやすい)
  • 利用できる人を絞ることで、SaaSのライセンス料金を削減できる
  • 入退社の際にいくつものSaaSサービスのアカウントの追加/削除を行う必要がなくなる

メリット2 スパムとしての扱いが減る

MicrosoftやGoogleは、スパムメールの対策に全力を入れています。迷惑メールが送られてくると、少しでも怪しければ迷惑メールフォルダにすぐに投げ入れますし(そして、ここの判断にAIも入れてきています)、社内からのメールになりすましたメールを送信しようとしてもSPFレコード(そのドメインを利用しているのはどのメールサーバーか?を判別するDNSレコード)+αの情報を使用して、本当に社内からのメールかどうかを表示します。

またメールボックスに出てくる顔文字のアイコンが、そのメールドメインに紐づいているホームページ(例:Microsoft.comのメールアドレスからのメールにはMicrosoft社のホームページ)のアイコンが表示されるようになりました。これにより、ドメイン名が微妙に違う迷惑メールの判別が非常にやりやすくなりました

事業を始めて数年も経てば、1日に受信するメールの半分以上が迷惑メールだったなんてことはざらにあります。それらの情報の洪水から必要な情報を選び、見えやすい形で見せてくれるこれらのサービスは中小企業/スタートアップ企業のオーナーにとって大きな味方になるでしょう。

メリット3 自動処理の仕組みを持っている

GoogleはGoogle Apps Script、MicrosoftはPowerAutomate。GoogleもMicrosoftもメールを受信した時に自動実行するプログラム環境を標準で提供しています。例えば「請求書と書かれたメールを受信したら添付されているPDFファイルをOnedriveに保存し、Excelに受信時間を記録する。」といったことや「毎月5日にGoogle Spreadsheet(Excel)に記載されている内容を元に請求書を作成し、メールの受信先に自動で送信する。」といったことができるようになります。これらの仕組みを使用することで、作業の効率化はもちろん、作業の漏れをなくす(信頼の失墜を防ぐ)ことが可能になります

おまけ: MicrosoftとGoogleのどちらがいいのか?

よく聞かれる質問として「GoogleとMicrosoftのどちらがいいのか?」というのがあります。両者ともに出している製品はほぼ同じで、料金面の違いがあるだけのように見えるからです。

しかし、総じていうとMicrosoftを選ぶ場合は「官公庁やその他一般企業でプログラムをエンドユーザー(一般利用者)が記載することができない・難しい環境である」ケース、Googleを選ぶ場合は「一般企業でエンドユーザーが高いITリテラシを持っていて、場合によってはプログラムを書いて業務効率化をガンガンできる」といったケースとなると思います。

もっとも、Googleを選んだからといってMicrosoft製品(例:Teams)が使えないというわけではありません。それぞれの製品には無料プランが存在しており、特にビデオ会議や簡単な表計算ソフト(WEB版)については無料で使用できるようになっていることも多いです(※メールは使えませんし、機能制限も多いことは補足しておきます)。

※昔は共同編集できるのがGoogleというメリットがありましたが、現在ではExcelOnlineで同じ機能があるため、大きなメリットとしてはなくなりました。また、Googleサイトはシンプルなホームページサービスとして人気もありますが、社内HPであればSharepoint Online、社外向けであればWixなどの別のサービスを使った方が高デザインになるということもありこちらも大きなメリットではなくなりました。

まとめ

いかがでしたでしょうか。Microsoft社のMicrosoft365もGoogle社のGoogle Workspaceも、それぞれ一長一短のメリットのある製品となっています。それぞれの企業文化を参考にどちらの製品を使用するか?を検討してみてはいかがでしょうか。

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