英語2〜3文字で表せるサービスは本当に多くなり、わかりにくいですよね。AI、IoT、5Gー。全てについていくのは大変ですが、まずは業務の効率化に役立つ「RPA」「BI」を勉強してみませんか。無料で使用できるものもあり「これがITの力か！」と実感していただけると思うこと間違いなしです。
ここでは、BI？RPA？の用語とサービスの説明、具体的に繋げると何ができるのか？について触れていきます。
目次
BIとは
BIとは（ビジネス・インテリジェンス）の略で「ビジネスにおける知性」と直訳できます。内実は「さまざまなデータから必要なセグメント（分析したい部分）にフォーカスしての分析を瞬時に行うことができる」帳票ツール、と捉えていただければと思います。
例えば、Excelで帳票を作る場合、データの入力が必要です。データ自体は別のシステムからのコピペであったり、別のExcelからの転記かもしれません。その上で印刷して間違っているところ、分析を深めたいところに赤丸をつけ、追加の分析資料をつくる、という流れが一般的なのではないでしょうか。
BIの場合、データベースに直接つなぎ、データベースの数字の見せ方を変更できるのがポイントです。そのほか
- 基幹システムからデータを転記するにしても、転記する元の数字の格納場所から自動的にBIがデータを取ってくるので、転記する必要がありません。
- データ同士の相関関係（リレーショナル）が定義されていれば、特定の商品を購入したお客様に絞って、どこでその商品が認知されたか（GoogleAnalyticsのデータ）、どの客層が来たか、などをしぼりこむことができます。
代表的なサービスには、以下のようなものがあります。
- PowerBI
- Tableau Desktop
- Amazon QuickSight
RPAとは
RPAは（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、マウス操作とキーボード操作を代行してくれるロボットです。PC上でマウスとキーボードで行うぽちぽちする作業を代行してくれます（条件分岐がある仕事の場合でも、条件がしっかりしていればAの場合にはbを、Bの場合にはcを、といった具合に自動的に仕事を割り振って実行させることができます）。
ポイントは「ぽちぽちする仕事しかできない」ことです。例えば、特定のシステムからデータを出力してExcelに加工してメールを全員に送る、といった作業を代行できます。あるいは、WEB上の請求システムにある請求書をダウンロード->印刷してプリンタに出しておく、といった作業の代行にも使用可能です。
代表的なサービスは、以下のようなものがあります。
- WinActor
- UiPath
- ロボパット
BIとRPAの組み合わせ方
イメージとしては
- まず、RPAを用いてデータの出力を行う。
- 次に、RPAを用いてデータをデータベースに投げ込む。
- 最後に、データベースとBIをつないで見せ方を調整する。
という流れになります。
データベースなんて…という方、ご安心ください。初心者でも使用しやすいDBツールとして名高いFilemakerやUnitBase、Kintoneを使用することでこのデータベース構築、という仕事を避けることができます。
（難しい場合、RPA/BIの構築ができる業者に依頼してしまいましょう！）
例えば、私はこのような使い方をしていました。
例１）
- GoogleFormでシステムサポートを受け付ける
- RPAで問い合わせ対象のシステムを操作し、当該の事象が再現するかを確認する。また、事前に質問文に含まれない情報（例：レシート番号）を調べる
- GoogleFormの内容と検証結果をメールで通知する
例２）
- システムを操作し、データをExcelで出力する。
- BIにExcelをアップロードする（あとは、利用者が「データ更新」ボタンをBIで押すだけで、最新の帳票が１０秒以内にiPadで閲覧できるようになります）
総務の仕事の多くは、帳票作成と電話の対応ではないでしょうか。電話の対応の自動化には深い考慮とコストがかかりますが、帳票の作成くらいであれば、ともすれば無料で業務の自動化ができます（小規模企業の方であれば、無料でUiPathという年間100万円相当のRPAが無料で使用できます）。
自動化をする、となると仕事がなくなる、というイメージがあるかもしれません。
しかし、例えば空いた時間を使って、帳票の分析（作成ではない）とチラシの作成を実施するのはどうでしょうか。総務という事務処理だけの仕事がインサイドセールス（総務営業）に変わり、会社の営業・経理上の数字を高める人になります。それで増えた売り上げの一部を従業員に給与やボーナスで還元してもらうことは、自然の流れです。実際に手を動かし、社内を説得し、必要なマーケティング施策を強力に推進する人材は、どの時代でも非常に大きな価値を持ちます。
人が辞めてもロボットはライセンスが切れない＆pcが壊れない限り動くので、それまで自動化された業務に携わっていた人を安心して別の業務に割り当てることができます。
RPAはそれだけでは自動化できません。タスクマネージャ・サーバー型タスク管理ツールで確実な実行を担保
いかがでしたでしょうか。RPAとBIというとカタカナ語でイメージが湧きにくいですが、どのような利用方法かイメージがつきましたでしょうか。
RPAはともすれば万能薬のように捉えられます。しかし、いつの時代もですが、理想と現実は異なるものです。RPA単体は単なる定型業務をこなすロボットですし、設定をしなければRPA自体も自動で実行されません。そして厄介なことに、自動化の設定をしても、その後動いたかどうかをしっかりと確認する癖をつけないと「やらないといけない仕事を半年間も放置していた…」ということにもなりかねません。
ぜひ、クラウド型のタスク管理ツールやRPAに特化した人材の力も借りながら、次世代に備えた業務自動化・業務高度化を目指してみてはいかがでしょうか。
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