領収書などをWEBフォームからお願いするとE-mailやSMSで送信されるシステムが日本でも普及してきました。amazonや楽天、Yahooなどではショッピングモールの購買履歴、またはショップへのダイレクトチャットでお客様に領収書を発行し、郵送での交付を行わないケースも多く存在します。この仕組みをWEBショップやその他対面での商品販売/取引をしない業種で活かすことはできないのでしょうか?また活かすとして、最近話題の「スキャンした領収書でもシステムを使えば認められる」という話との整合性はどうなのでしょうか?

電子」領収書にはタイムスタンプ不要!取引の整合性をしっかり担保できるように社内でCRMや発行履歴を管理して

契約書の電子化…となると毎回のように出てくる話題が「専用システムを使わないで作成した書面は有効なのか?」という点です。結論から言うと、裁判で電子メールのやりとりが証拠として採用されたりしているケースからも、必ずしもタイムスタンプや高度なアーカイブ装置(削除データの整合性を保証する装置)は法的には必要とされていないと考えられています。

ただし、これらはあくまで「不正にデータが作成されていないと言うことを証明できるとき」に限られます。そのため、電子領収書を発行する際には関連する取引番号を控えたり、どのような経緯でその領収書を発行したかを記録したりして「その領収書は有効です」ということを担保するように努める必要があります。

WEBで領収書を発行する = 印刷して保管してもOK

国税庁HP( https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm )より引用

国税庁のホームページで電磁的保存について調べると「電磁的取引の記録は電磁的な状態で保存する( =印刷する前の状態で保存しておく必要がある) ということがわかります。では、Amazonの領収書(WEBで印刷して取得する。手紙などで送付してもらうことは一切できない)が無効か?というと、そういうわけではありません。
取引の単価・明細がわかるようなものを印刷しておく場合(「その電磁的記録を出力することにより作成した書面または…」)には、別に電子的に(ずっと)保存する必要がないということが電子帳簿保存法を確認すると見受けられます。

つまり、電子的(例:メールなどに添付して送付)に発行すれば、領収証に貼り付ける印紙代が節約でき、経費節減となります。
※合計金額だけを書いた「領収証」よりレシートの方が効力が高いという話もあり、合計だけの領収証が出せない…という理由で電子化を躊躇うのは異なるのかもしれません。

電子領収書発行システム

では、電子領収書を発行するとしたらどのようなシステムを使用すれば良いのでしょうか? よく使われるサービスを3つ、紹介してみます。

ミソカー

https://領収書.net

画面上に表示された領収書(白紙)に金額や宛名などの内容を入力することでPDFの領収書が作成できるサービスです。なんと言ってもその手軽さが魅力ですが、作成履歴などを保存することはできません。

イーレシート

https://www.ereceipt.jp

沖縄のシステム会社が開発しているシステムで、作成者情報と作成履歴をシステムで残し、管理することが可能です。ただしE-mailでの送信などには対応しておらず、PDFのダウンロード/ダウンロードURLの取得後別途送信する必要があります。

領収書ドットコム

https://www.ryoshusho.com

楽天のあんしんメルアドサービスにも対応している領収書発行システムです。有料での提供(月500円〜※月額契約)ですが、電子メールでの領収書送信に対応しており、パスコードの設定にも対応しているので「確実に受け取ったのか?」がわかる仕組みになっています。

Kvitanco Invoice

https://lp.kvitanco.biz/invoice01

WEB上だけではなく、WEB APIを用いて領収証を発行することもできるシステムです。領収書の送信はSMS/E-mailに対応しているので「メールアドレスが打ち間違えている…」というお客様や「電話番号しかわからないんだけど…」というお客様にも領収証をお届けすることが可能です。

開封通知や未達もわかるので、郵送での領収証発行にありがちな「届いた」「届いていない」問題を解決することができるのも大きなメリットです。

電子化だからこそ「やりとりは正確に」

いかがでしたでしょうか。電子化で最も大きい問題は「メールが届かない」「メールが埋もれた…」ことによる言った・言わない問題ではないでしょうか。だからこそ、送信履歴と受信履歴が両方確認できるシステムはこれから各領域でも増えて行くのではないか、と考えられます。

ぜひ、目先の電子化の先を見据えたシステム選定をしてみてください。

コメントを残す

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください