そもそも経費精算ってどうやってる?不正を減らすにはどうしたらいいの?

月初になると経理部が慌ただしくなる「経費精算」。交通費に始まり、会社で使う身の回りのものに至るまで様々なものの立て替え経費の精算がされます。私も、会社では金魚の世話に使用するエサ代金なんかを請求したりしています。もはやプライベート支出なのか?がわかりにくい経費って、実は意外とあったりしますよね。
そこで、どのようにしたら経費精算が楽になるのか?そして不正を減らせるのか?を考えたいと思います。

そもそも:経費精算には承認型と枠設定型がある

経費精算と一言で言っても、経費精算には事前に承認を受けて購入するもの(金額の大きいもの。パソコンなど)と、予算枠を設けてその中で自由に経費精算できるものの2つが存在します。

中小企業の場合は、以下のような処理になるのではないでしょうか。
・事前承認型の場合、承認書類と領収書をセットにして経理部に支払い申請をする。
・予算設定型の場合、日計表と共に領収書を添付して経理部にだす。

しかしながら、経理部では日計表に添付された領収書が本当に正しく申請されたか?を確認しなくてはなりません

過去にあった(=よくある)話としては、
・その辺りに落ちていた領収書を添付して経費精算した→駐車場の領収証だったが、同じ時間帯の領収書が複数枚あった(1枚あたり2000円以上)
・社内の人だけで喫茶店で会議した領収書が添付されていた(会社で認められている上限を超えての回数だった)

1件1件確認しないと、社員の間で不平等さが問題となり経費の申請が増えどんどん底抜けで経費が上がっていく…という形となってしまいます。

経費精算を効率化し無駄をなくす方法?

①ビジネスカード(ガソリンカード)を使用する


ETCカードなども法人用のものを用意すると一括で管理ができる(上はケイ・シー・エム協同組合のもの)

領収書が多く経費精算が大変なのが、車両関連の経費。ガソリンであればガソリンカード(トヨタファイナンスなどが発行)、駐車場であればタイムズカード(三井のリパークでも発行)などの使用を検討してみるのはいかがでしょうか。これらのビジネスカードを採用することで、同じ領収書を2枚同時に提出したり拾ったレシートの添付申請ができなくなることから、経費精算の不正は大幅に減ることが考えられます。

また社員の立て替えも減らすことができるので、従業員の財布に優しい仕組みです。

経費精算を効率化し無駄をなくす方法②経費精算アプリを使用する


レシートを撮影すると自動的に金額と店名が表示されるものがほとんど

経費精算に特化したアプリが、会計ソフトの会社から出ています。具体的にはfreeeやMFクラウド、Concurが挙げられます。1人あたり300円以上かかるため採用人数によっては割高ですが、1人あたりコーヒー一杯分、駐車場の経費レシート1枚分以上の無駄が発生しているようであれば導入を検討するのもいいのでは無いでしょうか。

経費精算を効率化し無駄をなくす方法③領収書・請求書プラットフォームを使用する

納品書などのやりとりを電子化するサービスの一つとして「BtoBプラットフォーム請求書」というサービスがあります。主にやりとりをする企業が決まっている場合、取引先と共に導入することで紙の納品書や請求書のやりとりを電子的に行うことができるようになります。これにより、月末に食材の仕入れ代金などを請求書で払う際などに会計ソフトへの入力が簡単になる、支払い漏れがなくなり信用を担保できるといった効果が期待できます。

 

いかがでしたでしょうか。経費精算は古くて新しい課題ですが、まずは①や③のように経費を多くかけなくてもできるところからはじめてみるのがいいでしょう。

カテゴリーblog

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください