領収書も電子化!考えるべき3つのリスク

「領収書送っておいて」と後から言われた際、店舗の皆様はどのようにするでしょうか。郵送するというのがもっとも簡単に思いつく方法ですが、近年、郵送にかかるコストは値上がりしています。実際、2017年5月にははがきの代金が10円増となります。

そこで今活用を検討したいのが、電子領収書です。電子領収書によって得られるメリットは「紙がいらなくなる」「紛失リスクがなくなる」「集計が可能になる」など、多くのメリットがあります!
しかし、コストやリスクがあることは間違いありません。ここでは電子領収書にかかるコストをまとめてみましたので、是非お読みください。

コスト1:電子領収書の番号を管理しなくてはならない。

領収書を発行/管理する時に必須となるのが、領収書の通し番号をつけて管理するという作業です。
従来の紙の領収書(カーボン紙仕様)の場合は、右上に番号を入れる部分があって、記入後、上の一枚だけをビリビリと破いて渡すといったやり方をとっていたのではないかと思います。

電子領収書の場合、これらの番号は電子的(アプリ、ソフトウェア)上で管理することになります。
Excelで管理することも可能なのですが、PCが壊れた際に通番が管理できなくなる、といったリスクが考えられます。
また、電子領収書はPDFですから、PDFで発行して→Excelに番号を控えて、というのはとても効率の悪い作業です。
ですから、電子領収書の発行にはWEB上で発行し、自動的に領収書の通番を管理できるようなシステムを使用するのが一般的です。
近年では、会計ソフトで仕訳を作成すると自動的に領収書を電子的に作成することができるようになりました。会計ソフトで請求書/領収書を管理されている方は、会計ソフトの機能を使用するのも一つの手段といえそうです。

コスト2:操作に慣れなくてはならない。

電子領収書の場合、最も大きな懸念点は「操作を誰でもできるようにしないといけない」ということです。
特に一般の小売店ではこの問題は深刻です。領収書を電子的に送付するにしても、お客様から聞くことがたくさんありますし、個人情報保護の必要性もあります。
電子領収書の発行に当たって、ざっと見てみても下記のような内容が必要になります。

・領収書を送付する先の電子メールアドレス
・領収書を送付する宛名
・領収書の中に含める品目、金額

個人情報保護ポリシーをその都度提示して許可を得る・・・というのは現実的ではありません。
ポイントカードや専用の電子領収書アプリと紐付けて管理するのが無難でしょう。しかしながら、ポイントカードと電子領収書アプリが連動していなくてはなりません。

もちろん、これには月額数万円のコストと初期費用が発生します。

先行事例:阪急ストアOASIS草津店(スマートレシート)

コスト3:(利用者側で)電子領収書を集計する作業が必要。

電子領収書をせっかく受け取っても、その金額を画面を見ながら手計算する・・・ということも考えられます。
これでは、せっかく電子化してもお客様のためではなく、店舗のためだけとなってしまいます。

すべての施策は、店舗側の都合ではなくお客様の都合で行われるべきです。お客様に選ばれるシステムとは、その店舗のみで使えるシステムではなくすべての店舗で共通してしようできるシステム、使ったことで今までやっていた作業が劇的に楽になった、という具体的な成果が必須です。

いかがでしたでしょうか。kvitancoは利用者の方に選ばれるよう、レジメーカーではない第三者の立場から電子レシートの普及を進めていきます。詳しくは、https://kvitanco.bizをご覧ください。

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