Excel方眼紙はやめよう!データ活用に効く表データの作り方

広報物の作成や数値分析、各種帳票の作成となると必ず対面するのが帳票のデザインを整えるためにExcelを使用するという方法。官公庁のExcelデータもこの方法で作成されており、一般企業でもExcelといえば表計算というより方眼紙によって綺麗に帳票を作るためのツールという認識がされることもしばしば。しかし、Excelを方眼紙として使用することには大きなリスクが存在するのをご存知でしょうか。

リスク其の一:フィルタリングや入力規則が扱いにくい

Excelでデータテーブルを作成している場合は特に該当しやすいです。例えば、AというカテゴリのBとCという製品の分析テーブルは、どのように作成するでしょうか。
一般的には、以下のように作成すると思います。しかし、これではフィルタリングをしたい!となった際に「結合セルが…」というエラーが出てしまい、面倒な思いをすることになります。

A B 1000
B 1000

フィルタリングをできるようにするのであれば、以下のように表を作り変えるのがベストと言えるでしょう。

A  A(ここは非表示 B 1000
 A(ここは非表示) B 1000

全ての行に値を入れると、数値を並べ替えた際に元の順番へと戻りやすくなります。ただしそれでは見栄えが悪くなるので、表示用のセルとデータ整理用のセルの2つを準備しておくのが一つの方法となります。

リスク其の二:文字サイズの大きさ・文字列の追加に対応できない。

Excel方眼紙の最大の弱点は、方眼紙であるため文章の追加に対して対応が難しいところです。この問題を解決するには、そもそも方眼紙的に使用する資料であればExcelを使用せずにWordを使用する、というのがあります。Wordであれば文章としての体裁が整っていますし、文章の読み手としては本文の丸コピであったりWordのビューアーモードでの閲覧などで文章を簡単に、綺麗な形で素早く確認できます。これが、Excel方眼紙だとiPhoneの閲覧などに全く耐えないため見えにくくなるのです。
印刷で出すだけではなく、読み物として携帯電話(特にスマートフォン)ユーザーに提供する世の中です。読み手が読みやすいデータ形式でデータ発信するのも、一つのITリテラシと言えるでしょう。

リスク其の三:関数が使えない(特にVLOOKUP)

Excelにはデータベース作成機能として使用するVLOOKUPという機能があります。これは、指定した範囲(シートやブックが別れていてもOK)から特定の値を検索して合致する行の特定列のデータをコピーして表示するという機能。複数シートと組み合わせて使用することで、データの集計テーブルとデータの表示・分析テーブルの間でデータ連携を行うことが可能となります。

リスク其の四:画像の自動圧縮機能

Excelで画像を貼り付けて管理するという方もいるでしょう。方眼紙的な使い方をしている方の中には「Excelに写真を貼り付けて写真データベースのようにして扱う」という方もいるようです。

でも。Officeでそれはやってはいけません。保存するたびに画像は段階的に自動的に粗くされてしまうからです。設定でこの画像を粗くする設定を外すこともできますが、今度はExcelが重くなって開かない、ファイルが壊れる、などの原因になってしまうことも。

活用しやすい表データの3つのポイント

そんな中で、私が考える扱いやすいExcelの使い方を紹介します。

セルは、行×列で1つのデータとなるようにする

要するに「セルの結合」を極力使わない(あるいは、結合したように見えないような表示をしない)ということです。

これをやってしまうと、フィルタリングでデータを抽出したり分析したりすることができなくなります(特に、グラフ化などはできなくなってしまいます)。データを取り出しやすくする、見やすくするためにぜひ心がけて下さい。

合計行には SUBTOTALを使用する

行の合計を計算するにはSUM、平均を計算するにはAVERAGEという便利な表計算関数が存在します。これらはフィルタリングをした時に表示されなくなった部分をも足し合わせたり平均したりします。そこで、SUBTOTAL関数を使用することでフィルタリングした後の部分のみの合計などを算出できるようにします。

例えば、こんな具合です。
=SUBTOTAL(9, A1:A5)

この場合、A4がフィルタリングされて表示されなかった場合、A1~A3とA5の合計が表示されます。

画像はリンクで保存する

Excelで画像の管理をしたい時には、Excelのハイパーリンク機能を使用してフォルダに保存したファイルを参照するようにします。
例えば、=HYPERLINK(“■”,”C:¥photos”)とすると、フォトフォルダを別ウィンドウで開き、見ることができるようになります。

これにより、Excelでの画像圧縮がされないようになります。

 

いかがでしょうか。
コツを生かして、より便利で活用しやすいデータ作成を目指していきましょう!