店舗経営者や外出の多い方の場合、たまに考えてしまう「外出先でも会社宛/自宅宛にかかってきた電話を取ることができないか?」という疑問。電話転送機能などもあるのですが、実際「電話転送機能って特殊な電話がないとダメなのでは?」と尻込みされる方もいらっしゃると思います。いえいえ、NTTのオプション機能を使えば普通の家庭電話機の電話を外線転送することは可能です!
今回は、事務所電話の転送方法は?から始まり、そもそも転送をせずとも社内外/店舗内外で同じ電話番号を使用する方法を紹介します。この機会にぜひ、わかりそうで分からない「電話」について理解していきましょう!
目次
外線転送の方法は二つ:外部にサーバーを立てるか、着信電話を転送するか
外線転送と一言で言っても、その実現方法には「転送」と「外部サーバーから直接着信する」方法の2つがあります。違いについて説明していきます。
パターン1:電話の転送(ボイスワープ)の場合
「転送」の場合は、電話工事を事務所に対して行い、FAXなどの複合機を下に繋ぎます。そして、一旦事務所の電話に入った電話を別の電話にそのまま転送する、という形をとります(一般的なかたちですね)。
この場合の問題点は「発信先〜事務所」「事務所〜自分の外線転送先」の通話料を同時に負担する、ということです。発信先と自分の外線転送先がともに携帯電話だった場合、事務所の電話で出れば1分48円のところ、外線転送で出ると1分96円となります。通常の電話代金の倍、と考えると「勿体無いな…」という金額となってしまいます。
パターン2:電話機を「クラウド化」する
一方で、電話機をクラウド化する、という方法もあります。この場合、電話アプリ(Agephoneなど。LINEみたいなアプリストアからダウンロードできるアプリです)をダウンロードし、アプリにログイン(正確には、サーバーの接続情報を入力)することでログインした端末が一斉になるような仕組みです。この場合、サーバーと通信が取れさえすれば、いつ・どこでも電話を受信することができ、電話代金もサーバー〜お客様間しかかかりません(事務所の固定電話で受信するのと同じ費用となります)ので、お得です。
ネックなのは電話サーバーの契約の部分で、使用する仕組みによっては現在使用中の電話番号がそのまま使えない場合もある、ということでしょうか。しかしながら組織の拡大による電話機の増設や電話番号増設による電話機設定変更、内線電話への対応なども考えると、導入する価値はあると考えます。
電話番号を新規で取得する人(今から事務所を開く人)や、個人事業主などで普段事務所にほとんどいない方にはオススメの仕組みです!
転送する場合の方法はカンタン!050電話アプリを使用して転送費用をおさえて
転送する場合のサービスは、ひかり電話ボイスワープサービスを使用します。月額500円がかかりますが、無応答時の転送も設定できるので「事務所に誰もいないときだけ、別のところに転送したい…」なんて時にうってつけです。
申し込み方法は以下の通りです。
- 電話の管理会社(NTT、またはコラボ光の提供事業者)に電話などで連絡し「ボイスワープ」の機能の申し込みをする。
- 遠隔で工事が完了(10,000円+税ほど。要事前確認)するため、工事が完了したらボイスワープの設定方法(コマンドリスト参照)をもとにボイスワープの転送先を電話機で設定する。
この時、事務所にかかってきた電話を外部に転送する際に、転送費用がかかってしまいます。個人的には、転送先として050電話アプリを利用することをお勧めしています(理由は、050番号は固定電話扱いとなるため、通話料が3分の1程度となるためです)。
電話代が安い!事務所電話にもオススメな事業者を5つ紹介します!
電話機をクラウド化するには?
電話機をクラウド化する際は、安定性などの観点から専門の業者に依頼することをオススメします(安定性が非常に大切で、障害の切り分けも大変なためです)
業者とその特徴については、下記の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
今ある電話を「クラウド化」! スマホで固定電話を直接受けられるサーバー会社5社を紹介します!
まとめ:電話は「安心」のため、やっぱりなくならない
いかがでしたでしょうか。実は私も個人事業として、また会社勤めだった時にはコールセンタのバックボーンとして、これらの策を検討し、実際に業務などで使用しています。もっとも、電話ではなくメールやチャットでの連絡も多くはなってきていますが、それでも最後は「電話番号がある」ということが会社としての信用感をあげるのに重要となるのではないでしょうか(特に、故障・障害時の連絡には電話でのやりとりがまだ多いように感じます。電話をかける側がまだ何を話すか整理できていない、でも話しているうちに整理ができて…という話は多く経験があります)
今まで業者の電話を留守電で捌いていた方は、これを機に外出先でも事務所に居るのと同じように業務ができる環境を考えてみてはいかがでしょうか。