消耗品切れをなくすために考える3つのポイント

トイレットペーパーやボールペンなどの消耗品。多く購入しても保管場所がないし、少ないといざという時にクレームになります。でも、在庫の数の管理って、結構古くて新しい問題です。

消耗品の発注タイミングは、どのように考えればいいのでしょうか。

前提①消耗品がなくなるスピードを把握する

前提として、消耗品がなくなるスピードを把握しなくてはなりません。例えば、コピー用紙であれば1週間で500枚消費する、と行った具合にザックリとした数を把握しておきます。これにより、残り500枚を切ったら消耗品を発注しないとまずいぞ!ということがわかるようになります。

前提②消耗品の発注先と納期・支払い方法を確認する

消耗品の減るスピードを確認したら、次に消耗品の発注先の確認と納期、発注時の最低ロットをチェックします。発注してから到着までに3日かかる、という具合に確認することで、バック在庫で3日分を切ったら確実に発注しなくてはならないということを理解することができます。
なお、社内での稟議や支払いにかかる時間がある場合には、それも納期にプラスして考えておきます。例えば社内承認に2日かかるなら、バック在庫は5日分必要です。

前提③消耗品の確保量を計算しておく

最後に、消耗品を幾つ確保する必要があるか?を計算しておきます。
この時、消耗品を通常より多く使用するケースがあることを見越し、最低限必要な量+アルファを確保しておくのが良いでしょう。

例えば、以下のようになります。
1日10本の歯ブラシを使用する。納期は3日。→予備として10%を見込み、33本を切ったら発注するようにする(注意:発注した後商品が届いた際に33本を切ることがあることを考えて、3日後に33本を追加で注文することを検討する)

注意点としては、注文した書品が届くまでの間にも消耗品は着々と使用されているということです。つまり、注文した商品が到着した際にはまた新しく商品を注文する必要があるということです。このような事態を避けたい、そして倉庫にも余裕がある、という場合には本記事①②で触れた在庫量の計算を最低在庫確保量として捉え、大きいロット(数量)の商品を注文することを検討します(生物の場合、消費期限に注意が必要)。

例えば、先のケースでは歯ブラシを33本切ったら33本になるように発注するというものを想定していましたが、100本を注文すると値引きがかかる場合もあると思います。その際には、思い切って100本注文しても問題ありません。一日11本消費の計算で考えると、7日で使いきれるからです。

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