経費を賢く使う!レシートなしでも賢く税金を抑える「使用した金額」の記録方法

サラリーマンであれば一度は耳にしたことのある「経費精算」。実際に小口経費として喫茶店での飲食代やコインパーキングの利用代金などを必要経費として落としたことのある人も少なくないのではないのでしょうか。しかし、小口経費を落とすうえで関門となるのは、使用したと言う履歴(レシート)をいかに無くさずに経費精算日まで持っていられるか?ではないでしょうか。
「あれ、レシートを財布のどこにしまったんだっけ?」などとなって、そのまま精算できずに自己負担となってしまうケースは少なくありません。実は、会社にとっては経費は減らす対象であると同時に、税金をやすくする手段であり経費分を自己負担で支払って従業員満足度が下がるのをよしとはしていません。 そこで今回は経費精算に必要な領収証やレシートを無くした時に取れる対策は?領収証が発行されない場合はどのようにすればいいか?について考えてみたいと思います。

会社として経費を記録することは悪いこと?

会社として経費を落とすと、経費は通信費などの費用として売上から原価として差し引かれます。その結果として生まれるのが利益であり、この「利益+資産運用などの運用損益」に対して課税するのが法人税です。
なお、ここでいう利益は、すでに人件費やボーナスが経費として引かれた後の数字であることを理解する必要があります。人件費や交通費などを差し引く前の利益は粗利益といい、事業部全体の数値の良し悪しを見る時に参照される数字は大抵の場合、粗利をさします。
一般に言う会社の利益は、人件費や交通費などの経費を落とした後の金額。最終的な会社の成績はそのほかの有価証券と通算して計算される。
経費は税金に関わるものなので、記録にないものや非常に高価なもので売上に直結しにくいものについては経費ではなく個人の贅沢品として費用としての計上とされません。例えば経費でフェラーリを購入したケースでは国税局に目をつけられることもありました(平成7年、国税審判不服審判による)。本当に業務で使用し個人では使用していない場合については問題とはなりませんが、多くのケースでは問題となりえます。

経費として残す上で必要な要件

経費として残すには、下記の要件が必要となります。
  • 領収証やレシートなど、購入した品目がわかる書類を残しておく
  • 支払いを証明した書類などが発行できない場合(交通費など)
  • 移動経路を記した書類を保管しておく
2番目の項目にある、支払いの記録を残す、というと専門の書類が必要となると思われますが、実際には出金伝票を書く方法で問題がないと言われています(筆者の所属していた会社では、支払先と事由と金額と支払日を記入する専用の用紙を上長に提出し承認を得ないと領収証が存在しない際の経費精算を行うことができませんでしたが、伝票ではなくとも厳密な方法で記録することで経費を記録することはできます)。 ただし領収証をなくした枚数が多いと水増しをしたと思われがちですし、役員からすると「役員報酬の計算の基準になる利益が少ないとボーナスに響く」という面もありあたりが厳しくなることがありそうです。 もっとも、レシートと領収証であればレシートの方が効力が高い(品目が事細かに記入されているため)ので、レシートをもらっていれば出金伝票などを書く必要は当然のことながらありません。

意外な落とし穴:領収証には印税法が適用!貼られていない場合には相手先に必ずお願いしよう

また領収証に収入印紙が貼り付けされていない場合、領収金額の大きさによっては印税法違反に問われることがあります。また関係会社の経費を代わりに精算している場合には、物品貸与の契約書を形式的に関係会社と親会社で取り交わし当該の事業所での損金として組み入れる必要もあります(そして、最終的には親会社と連結会計にて決算を行い、損金をグループ全体として利益から減らす、という手法をとります)。このようにすることで資金の動きをクリアにし、税金逃れとの批判を交わして合理的に節税(脱税ではありません)を行うことが可能となります。 いかがでしたでしょうか。脱税を行うのはもちろんいけませんが、社会に対する最大の貢献は「多くの新しい価値を世の中に提供し、雇用と活力を社会全体に提供する」ことではないでしょうか。そのための必要経費の支出であれば、それらは個人の活力(=会社で働く際のモチベーション)を削ぐ方向ではなく会社に経費として落としてもらうのが筋だと言えます。ぜひ、合理的な方法で経費を計上し充実した社会人生活を送ってください。

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