メールが届かない？自分が「SPAM」扱いになる「共有メールサーバー」利用のリスクとは

メールマガジンが多く発行され、メールでの詐欺・フィッシングなどが発生している世の中になりました。それに伴い各社が「メールへのウィルスが添付されていないか」「その人に関係のないメールが届いていないか」といったことを検出するため「迷惑メールフィルタ」の機能を強化しています。しかしながら、これらの迷惑メールフィルタの機能が強すぎ、お客様に送信したメールが届かない、送ったはずのメールがどこにもない、といった事象が発生することがあります。

そこで、今回は共有メールサーバーを使用することによる「スパム」扱い判定が起こる理由、また起こってしまった場合の対策などについて触れて行きます。

なぜスパム判定がなされてしまうのか？

スパム判定が行われるのは、そのメールが発信された「送信元IPアドレス」に基づいて行われます。例えば本ブログのIPアドレスは「157.7.107.34」※本稿記載時点ですが、このIPアドレスは発行元のGMOで取得しているIPアドレス7905個のうちの一つです。GMOのホームページサービス「ロリポップ」だけで見ても使用サイトは200万程度あるとも言われているので、１IPに１５０〜２００のWEBサイトが紐づいている可能性があります。

言い換えれば、共有メールサーバーを使用することで１５０〜２００の見知らぬ企業とメールのスパム判定について運命共同体である、ということもできます。

スパムメールの判定条件は、１秒あたりの配信メール数（やDKIMレコードなどに基づく複合的な判定）に基づいて実施されます。例えば、1000名の顧客リストにたいしメールを（専用サービスを用いず）普通に送信した場合、１企業であればなんとかなるかもしれませんが、同時に数企業がメール配信を行った場合には他のメールサーバーが「１サーバーから送信される量として多すぎでは？」との認識される可能性があります。

共有メールサーバーでのスパム判定から逃れる方法

方法１　メール送信サービスを使用する

まずメールを大量配信する場合には「SendGrid」や「Amazon SES」などのメール配信サービスを使用するのが鉄則です。これらのサービスは迷惑メール判定されないように各種プロパイダに事前に準備連絡などをしているため、メールを確実に相手に対して届けられますし、同じメールサーバーにいるその他の企業に対して迷惑をかけることなくメール配信ができます。

なお、Outlookなどにもこのメール送信サービスを設定することが可能です。しかしその場合には（IMAP形式を使用していても）社外で送信ずみメールを確認することができません。あくまでDM・お客様への一斉案内メールを配信する手段としてお考えいただくのが現実的だと考えます。

方法２　リスクを受けにくいメールサーバーに乗り換える

一般的にGoogle AppsやOffice 365のメールサーバーでは、迷惑メール配信の認定が受けられにくいような設定を徹底して行っているため、メールが届かない…といったことが起こりにくいです。また多くの企業がこれらのクラウドサービスを利用しているので、同一サービス利用者間ではスパム認定などもなく問題なくメール配信がなされます。

しかしながら、メールサーバーを交換する、ということは、今までの受信メールを新しいメールサーバーに移動するといった手間も発生します。「よし、明日からやるぞ」といったスピード感で進めるのは難しい…というのが一つのネックとなります。

方法３　取引先の会社に迷惑メール判定リストの除外設定に自社ドメインを含めてもらうように依頼する

多くのメールサーバーでは、特定のメールサーバーからきたものについて「迷惑メールか？」を判断することなくそのままメールサーバー利用者のメールボックスに配信する、といったことができるようにする「迷惑メール判定除外リスト」が存在します。取引先の企業に対し設定を個別に依頼する必要はありますが、各メール送信者（社員のPCなど）全ての設定変更を行うことなく迅速に「スパムで届かない」問題を解決することができます。